8. Mijn groepsleden komen vaak overal mee weg
Een kenmerk wanneer sommige groepsleden vertrouwen op de inspanningen van anderen. Dit noemen we ook wel sociale luiheid. Hierdoor lijkt niet iedereen zich even verantwoordelijk te voelen en komt het werk vooral op de schouders van een paar mensen terecht. Soms speelt ook informele status een rol: sommige groepsleden hebben meer invloed en kunnen daardoor minder doen zonder dat anderen hen daarop aanspreken.
Situatie
In een teamvergadering nemen sommige leden het voortouw in discussies zonder zich goed voor te bereiden, terwijl anderen zich juist stilhouden of geïrriteerd raken. Dit leidt tot inefficiënte besluitvorming en frustratie bij goed voorbereide teamleden, die het gevoel hebben dat hun inspanningen niet worden gewaardeerd. Er ontstaat een cultuur waarin de luidste stemmen de meeste invloed hebben, ongeacht de kwaliteit van hun inbreng. Sommige groepsleden 'bluffen zich door de vergadering heen'.
Aanpak
De aanpak Toets op relevantie en urgentie zorgt ervoor dat vergaderbijdragen doelgericht en goed onderbouwd zijn. Teamleden leveren vooraf hun input aan en tijdens de vergadering wordt actief getoetst of een bijdrage relevant is voor het doel en of deze direct besproken moet worden. Dit gebeurt door vragen als “Wat draagt dit bij?” en “Is dit nu urgent?”, waardoor oppervlakkige of ongefundeerde meningen gefilterd worden. Door deze gestructureerde aanpak verschuift de invloed in de groep van de luidste naar de meest inhoudelijk sterke stemmen, wat leidt tot effectievere besluitvorming en een evenwichtiger teamdynamiek.
Resultaat
Door deze aanpak ontstaat een effectievere vergadercultuur waarin voorbereid zijn beloond wordt en bijdragen kritisch worden beoordeeld op hun waarde. Teamleden voelen zich serieuzer genomen en de invloed binnen de groep verschuift van de luidste naar de meest onderbouwde stemmen. Dit verhoogt niet alleen de kwaliteit van de besluitvorming, maar versterkt ook de onderlinge samenwerking en verantwoordelijkheid binnen het team.