LetsOpp Logo V2@3x-1
COLLEGES  MASTERCLASSES  TRAININGEN  OPP APP  Alleen als het echt dringend is!

7 tips voor idee-ontwikkeling aan de vergadertafel

Posted by Saskia Reudink on 26-mrt-2018 9:30:58
Je kent ze wel: de vergaderingen die lijken op een kakofonie van meningen, waarbij ‘the usual suspects’ de groep (soms letterlijk) overschreeuwen en je eigenlijk van te voren al weet wat de uitkomsten zullen zijn. In de regel zijn vergaderingen meer een belemmering in je agenda, dan een hulpmiddel om je verder te helpen in je werk. Laat staan dat je tot vernieuwende ideeën komt!
Het kan anders! Met onze kennis van groepsdynamica hebben we de volgende 7 tips voor je op een rijtje gezet.

Tip 1: Wees je bewust van de loud minority en silent majority

In iedere groep zijn er mensen die verbaal bij machte zijn om hun ideeën flink onder het voetlicht te krijgen. Zeker als het onderwerpen zijn die hen persoonlijk raken, kan hierdoor een stevige dynamiek ontstaan. Soms bepalen de loud minorities de richting van een vergadering, en slokken ze het merendeel van de spreektijd op. Hierdoor krijgt de silent majority weinig gelegenheid om hun ideeën en invalshoeken te delen, laat staan dat deze serieus genomen worden. Door je hier bewust van te zijn, en er voor te zorgen dat de gespreksleider iedereen spreektijd geeft, zicht heeft op non-verbale communicatie of expliciete stiltes en mensen actief bij het onderwerp betrekt, kun je meer invalshoeken en ideeën aan de vergadertafel krijgen.

Tip 2: Stimuleer een dialoog

Een vergadertafel kan soms een arena zijn waarin we elkaar zo veel mogelijk proberen te overtuigen van ons eigen gelijk. Maar luisteren we ook? Een dialoog is meer dan alleen een boodschap herhaaldelijk zenden, het is ook de boodschap van de ander proberen te begrijpen en daarop in te gaan. Probeer jouw overtuiging soms dus even bewust te parkeren, en te luisteren naar de ander.

Tip 3: Stimuleer forward thinking

We zijn gewend om, wanneer we een probleem willen oplossen,  eerst op zoek te moeten gaan naar de oorzaak van het probleem. Maar is dat wel slim? Immers, als we terug gaan kijken naar het probleem en naar de mislukte oplossing, dan houd je je brein in dezelfde denkrichting. Daar gaan geen nieuwe oplossingen uit voort komen. Onze tip: ga niet het verleden verkennen om een probleem op te lossen, maar denk meteen vooruit. Hoe ziet de gewenste situatie eruit, en wat zouden we daarvoor nodig hebben?

Tip 4: Laat hiërarchie de kamer verlaten

In de regel zetten experts, of mensen met een hiërarchische positie, een rem op idee-ontwikkeling in een diverse groep. Immers, als mensen een expert of een leidinggevende aan het woord horen, gaan hun breinen mee in die denkrichting. Het blijkt dan lastig te zijn om met andere ideeën te komen. Dus, als je nog in de fase zit van idee-ontwikkeling, zorg dan voor een diverse club mensen aan tafel en nodig even geen experts uit. Ben je eenmaal bepaalde oplossingsrichtingen aan het concretiseren, schakel dan de experts weer in.  

Tip 5: Neem geen beslissingen

Tijdens een vergadering  moet er een beslissing worden genomen: voor of tegen. Je dacht eigenlijk TEGEN te zijn, maar je bent geen dissident. Je voorgangers in de beslissingsboom zeiden allemaal VOOR. De kans dat je je conformeert is wellicht bij de eerste ronde klein, maar naarmate je meer rondes doorloopt met dezelfde groep, zal de kans op conformisme groter worden.

In de sociale psychologie en groepsdynamica kennen we de term conformisme. We voegen tot op zekere hoogte ons gedrag naar dat van de groep waartoe we op dat moment behoren, zonder dat er sprake is van een directe oproep om dit te doen. 

Waarom is dit zo? Omdat je mens bent. Aanvaarding en accuraatheid zijn belangrijke menselijke dynamieken. Aanvaarding door de groep is van vitaal belang en daardoor is beïnvloeding door de groep dan ook in ruime mate aanwezig. Ook accuraatheid is een dynamiek die hier een grote rol speelt. Als je het niet helemaal zeker weet dan let je op de meningen en beslissingen van anderen. Op dat moment is je stem niet de stem van jou zelf.

Wanneer je een beslissing pas na een vergadering neemt, wanneer het even heeft kunnen bezinken en je niet meer onder directe invloed staat, komt dit de kwaliteit van de beslissing ten goede.

Tip 6: Ontwikkel door op ideeën

In vergaderingen proberen mensen elkaar vaak te overtuigen van hun eigen mening. Maar wat als je dit loslaat, en je geen mening formuleert over het idee van de ander, maar er op doorontwikkelt? Zonder ‘ja maar’, en zonder ‘wat bedoel je met…’. Je laat je eigen denk-kader (in the box) even los, en gaat volledig mee in het denkkader van de ander (out of the box). Je zal merken dat niet alle ideeën even realistisch zijn, maar je gaat wel nieuwe paden betreden die jouw brein daarvoor niet zelf had kunnen bedenken. Dit is collectieve intelligentie: even meegaan in het idee van de ander, en samen tot nieuwe daaruit voortvloeiende ideeën komen. Wedden dat het nieuwe inzichten oplevert?

Tip 7: Consulteer je stakeholders

Onze laatste tip dan. Tijdens vergaderingen nemen we beslissingen o.b.v. de data die je tot je beschikking hebt. Soms denken we echter dat we data hebben, maar blijken het meningen of aannames te zijn op basis waarvan we beslissingen nemen. Onze laatste vraag: ben jij je bewust van wat je stakeholders nodig hebben? En denk je het te weten of weet je het echt? Onderzoek de behoeften van al je stakeholders en neem deze als uitgangspunt tijdens je overleg, en laat je niet leiden door mee-huilende wolven of koffieapparaat-praat uit de wandelgangen.

We dagen je uit hiermee te gaan experimenteren en horen graag je ervaringen!

Tags: Groepsdynamica, vergadering, Interne communicatie verbeteren, stakeholders, forward thinking, ideeën, samen innoveren, lerende organisaties

Wil je meer weten?

Kom dan naar een van onze kosteloze college.

 

COLLEGES

Koffie

We ontmoeten je graag voor een kop koffie om samen te ontdekken hoe we je kunnen helpen. En mocht je het fijn vinden om de ervaringen van onze klanten te weten, we brengen je graag met ze in contact!

 

BEL ONS VOOR MEER INFORMATIE